Nếu công ty của bạn đang xử lý một số lượng lớn tài liệu vật lý hàng ngày, bạn nên cân nhắc việc áp dụng chữ ký điện tử . Chúng sẽ không chỉ mở đường cho một tương lai không cần giấy tờ mà còn giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn và tăng năng suất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Chữ ký điện tử là một mã toán học để chứng minh tính xác thực của các thông điệp hoặc tài liệu kỹ thuật số cho phép bạn ký một tài liệu điện tử và xác nhận người ký. Chúng thường được so sánh với dấu vân tay vì chúng chứa một bộ dữ liệu duy nhất được sử dụng cho mục đích nhận dạng.
Dưới đây là năm lý do quan trọng tại sao có chữ ký điện tử là một ý tưởng tốt cho doanh nghiệp của bạn:

1. Quay vòng nhanh

Nhân viên tại các công ty sử dụng chữ ký truyền thống phải thực hiện nhiều bước để ký và gửi lại một tài liệu nhận được qua email. Sử dụng kỹ thuật này, bất kỳ loại tài liệu và hợp đồng nào cũng có thể được ký kết chỉ bằng một cú nhấp chuột. Do đó, bạn tiết kiệm thời gian vì những mã này cho phép bạn thay thế quy trình phê duyệt trên giấy bằng một hệ thống kỹ thuật số hoàn toàn nhanh hơn và rẻ hơn. Nhờ chữ ký điện tử, các tài liệu có thể được ký gần như ngay lập tức, từ mọi nơi bằng máy tính bảng, điện thoại hoặc máy tính.

2. Tiết kiệm chi phí

Việc thực hiện số hóa có một khoản chi phí, nhưng về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được tiền. Với chữ ký điện tử, việc gửi tài liệu giấy là không cần thiết. Do đó, chi phí in ấn và giao hàng / vận chuyển sẽ giảm xuống. Cũng sẽ tiết kiệm được các chi phí gián tiếp khác như nộp hồ sơ, ghi lại dữ liệu, lưu trữ hoặc theo dõi và các chi phí liên quan đến việc xử lý các tập tin bí mật. Việc sử dụng chữ ký điện tử cũng sẽ giúp cắt giảm rác thải môi trường do giảm đáng kể lượng giấy mà tổ chức của bạn sẽ sử dụng.

Chúng tôi xin giới thiệu về trang chủ : Dịch vụ thành lập doanh nghiệp bình dương chuyên nghiệp tại việt nam

3. Hiệu quả quy trình làm việc

Với sự chậm trễ ít hơn, những chữ ký này đảm bảo hiệu quả tốt hơn trong quy trình làm việc. Quản lý và theo dõi tài liệu dễ dàng hơn và nhanh hơn. Các quy trình thường mất hàng tháng kể từ khi tài liệu được yêu cầu cho đến khi nhận được tài liệu có thể được thực hiện trong thời gian ngắn hơn đáng kể. Chúng cũng giúp sắp xếp thông tin và tài liệu dễ dàng hơn vì không có bất kỳ giấy tờ vật chất nào để sàng lọc. Tìm kiếm thông qua các tài liệu kỹ thuật số dễ dàng và nhanh hơn so với tìm kiếm thông qua các tài liệu giấy được lưu trữ trong tủ hoặc hộp tài liệu.
Một lợi ích khác là bạn sẽ có thể theo dõi tài liệu tốt hơn. Một số phần mềm thậm chí còn gửi cho người ký một email nhắc nhở nếu một tài liệu chưa được ký.

Tổng kết

Như bạn có thể thấy, việc xác minh chữ ký điện tử thực sự là một việc khó khăn, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi ngay cả những người hiểu quy trình phức tạp nặng về biệt ngữ cũng hiếm khi bận tâm. Vấn đề còn tồi tệ hơn do nhiều nhà phát triển không giải thích được cách xác minh tệp của họ và / hoặc cấp Chứng chỉ PGP cẩu thả rất khó xác minh là chính hãng (OTR-team, chúng tôi đang xem xét bạn!)